Política de privacidade

Última atualização: 13 de outubro de 2026

Esta Política explica como o Hey Otlet trata dados pessoais no site heyotlet.com, na aplicação app.heyotlet.com e na API, de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, “LGPD”) e o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).

1. Quem somos

O Hey Otlet é oferecido pela Wayder Tech (J W DUTRA AREBA - TECNOLOGIA), CNPJ 41.388.294/0001-58, com sede na Avenida Presidente Kubitscheck, nº 1155, Quadra 20, Lote 01, Sala 04, Jardim Presidente, Goiânia/GO, CEP 74.353-250. Contato e Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: contato@heyotlet.com.

2. Nosso papel no tratamento

• Como controlador: tratamos os dados de cadastro e acesso dos Usuários, os dados de contato comercial e de suporte e os registros técnicos necessários para operar e proteger a Plataforma.
• Como operador: os documentos, perguntas, respostas, anexos, avaliações e memórias enviados por uma empresa cliente pertencem a ela. A empresa cliente é a controladora desses dados e decide o que enviar; nós os tratamos apenas para prestar o serviço, conforme as instruções dela. Pedidos de titulares sobre esse conteúdo devem ser feitos à empresa cliente, e nós a apoiamos no atendimento.

3. Dados que tratamos

3.1 Cadastro e conta

Nome, e-mail, senha (guardada apenas na forma de hash irreversível), idioma preferido, empresa e grupos aos quais o Usuário pertence, papel e permissões, convites recebidos e data do último acesso.

3.2 Conteúdo enviado à Plataforma

Documentos e seus metadados, anexos enviados nas conversas, perguntas, respostas geradas, fontes citadas, avaliações e comentários sobre as respostas, memórias e instruções da empresa. Esse conteúdo pode conter dados pessoais, conforme o que a empresa cliente decidir enviar.

3.3 Uso da Plataforma

Quantidade de perguntas e conversas, consumo de modelos de IA, respostas copiadas, avaliações e eventos de uso usados nos painéis de Uso e Qualidade da própria empresa cliente.

3.4 Dados técnicos e de segurança

Endereço IP, navegador e sistema (user agent) associados às sessões, data e hora de acesso e registros de erros e de segurança.

3.5 Contato e suporte

Nome, e-mail e o conteúdo das mensagens que você nos envia por e-mail ou pelos canais de suporte.

Não pedimos dados pessoais sensíveis. Recomendamos que as empresas clientes só enviem documentos com esse tipo de dado quando tiverem base legal e necessidade real.

4. Finalidades e bases legais

• Prestar o serviço contratado: criar e manter contas, indexar documentos, responder perguntas, exibir fontes, guardar conversas, avaliações e memórias e gerar os painéis da empresa. Base legal: execução de contrato (art. 7º, V, da LGPD) e, para o Conteúdo do Cliente, as instruções do controlador.
• Segurança e prevenção de abuso: autenticar acessos, detectar uso indevido, limitar tentativas excessivas e investigar incidentes. Base legal: legítimo interesse (art. 7º, IX) e exercício regular de direitos (art. 7º, VI).
• Obrigações legais: guardar registros de acesso pelo prazo exigido pelo Marco Civil da Internet e atender ordens de autoridades. Base legal: cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II).
• Comunicação: enviar convites, redefinição de senha, avisos sobre o serviço e responder contatos e pedidos de demonstração. Base legal: execução de contrato, procedimentos preliminares a contrato e legítimo interesse.
• Melhoria do serviço: entender o uso da Plataforma com dados agregados para corrigir falhas e melhorar funcionalidades. Base legal: legítimo interesse.

5. Como a inteligência artificial usa os dados

• Quando um documento é enviado, o texto é dividido em trechos, e cada trecho é convertido em uma representação numérica (embedding) pelo Amazon Bedrock. Esses dados ficam em índices separados por empresa.
• Ao fazer uma pergunta, os trechos mais relevantes que o Usuário tem permissão para consultar são enviados, junto com a pergunta, ao provedor de IA escolhido pela empresa, para gerar a resposta.
• Não usamos o conteúdo das empresas clientes para treinar modelos de IA, nossos ou de terceiros. Os provedores de IA são acessados via API, em modalidades que, conforme os termos desses provedores, não usam os dados enviados para treinar seus modelos.
• Quando a empresa cliente usa chaves de API da própria conta em um provedor de IA, o envio dos dados àquele provedor segue também o contrato entre a empresa e o provedor.

6. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais nem os usamos para publicidade. Compartilhamos dados apenas com:

• Amazon Web Services: hospedagem da Plataforma, armazenamento de documentos e índices e modelos de IA via Amazon Bedrock.
• Provedores de modelos de IA escolhidos pela empresa cliente: por exemplo Anthropic, OpenAI, OpenRouter e Amazon Bedrock, que recebem a pergunta e os trechos necessários para responder.
• Provedor de envio de e-mails: para convites, redefinição de senha e avisos do serviço.
• Autoridades públicas: quando houver obrigação legal ou ordem judicial.
• Operações societárias: em caso de fusão, aquisição ou reorganização, mantidas as garantias desta Política.

Esses parceiros tratam os dados apenas para as finalidades contratadas e com obrigações de confidencialidade e segurança.

7. Transferência internacional

A Plataforma é hospedada na Amazon Web Services nos Estados Unidos, e alguns provedores de IA também processam dados fora do Brasil. Essas transferências são feitas com base no art. 33 da LGPD, com fornecedores que adotam cláusulas contratuais de proteção de dados e padrões de segurança reconhecidos.

8. Por quanto tempo guardamos

• Conta e cadastro: enquanto a conta estiver ativa ou vinculada a uma empresa cliente.
• Documentos, conversas e memórias: até a empresa cliente excluí-los ou até o fim da contratação.
• Anexos enviados nas conversas: excluídos automaticamente 30 dias após o envio.
• Sessões de login: expiram em até 30 dias sem uso.
• Registros de acesso: 6 meses, conforme o art. 15 do Marco Civil da Internet.
• Fim da contratação: o conteúdo da empresa cliente é excluído em até 90 dias, salvo o que precisarmos manter para cumprir obrigações legais ou exercer direitos. Cópias de segurança são substituídas em ciclos regulares.

9. Segurança

• Conexões protegidas com criptografia (HTTPS).
• Senhas e chaves de API do Hey Otlet guardadas apenas como hash; chaves de provedores de IA cadastradas pelas empresas guardadas com criptografia AES-256.
• Separação dos dados por empresa, com índices próprios para cada uma, e controle de acesso por grupo e por coleção.
• Acesso interno restrito ao necessário, registros de segurança e limitação de tentativas de acesso.

Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Se ocorrer um incidente que possa causar risco ou dano relevante, comunicaremos as empresas afetadas e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, conforme a LGPD.

10. Seus direitos

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode pedir: confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, portabilidade, informação sobre compartilhamentos, revogação de consentimento quando ele for a base legal e revisão de decisões automatizadas.

Para dados de conta e contato, escreva para contato@heyotlet.com. Para dados contidos no conteúdo de uma empresa cliente, fale com a própria empresa, que é a controladora. Podemos pedir informações para confirmar sua identidade e responderemos em até 15 dias. Você também pode apresentar reclamação à ANPD.

11. Cookies e armazenamento local

• Site heyotlet.com: não usa cookies nem ferramentas de rastreamento ou publicidade. As fontes e os demais arquivos são servidos pelo próprio site.
• Aplicação app.heyotlet.com: usa um único cookie essencial de sessão, protegido contra acesso por scripts, que mantém você conectado por até 30 dias. O navegador também guarda localmente preferências como idioma, tema e a empresa selecionada.

Como esses recursos são essenciais para o funcionamento, eles não dependem de consentimento. Não usamos cookies de terceiros.

12. Crianças e adolescentes

O Hey Otlet é um serviço profissional, destinado a maiores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados de crianças e adolescentes.

13. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças no serviço ou na lei. Mudanças relevantes serão avisadas pela Plataforma ou por e-mail. A data da última atualização fica sempre no topo desta página.

14. Contato e Encarregado

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: Wayder Tech, pelo e-mail contato@heyotlet.com.